对于许多经理和商业创建者来说，会议既代表了必要性，也代表了挫败感。它们对于协调团队，共享信息和做出决定至关重要，但准备不佳或进行不佳，它们变得既耗时又不富有生产力。知道如何组织和领导有效的会议是节省时间并提高集体表现的强大杠杆。
确定会议的真正需求
有效会议的第一步是怀疑它们是否真的是必要的。其中许多人习惯或处理可以通过电子邮件或消息解决的主题。
要确定会议的相关性，有必要清楚地定义其目标：是否要告知，决定，集思广益或协调行动？一个具体的目标使得限制持续时间并仅动员有关人员。
一些领导人采用了一个简单的规则：如果会议无法产生具体结果或做出决定，则不会发生。这种方法消除了时间损失，并增加了每次会议的价值。
小心准备
有效的会议不是基于即兴演奏。准备是保持专注和富有成效的关键。经理或主机必须定义一个明确的议程，每个点具有特定的主题和估计周期。提前共享此程序也很有用，以便每个参与者都可以准备。
提前提供必要的文件，数字或演示文稿，使会议期间不浪费时间。严格的准备工作创造了一个促进集中和决策的框架。
邀请好人
通常，会议人满为患，参与者对所涵盖的受试者没有直接影响。每个人都会增加离题和效率下降的风险。
根据他们的角色选择参与者，他们的预期贡献至关重要。客人必须有一些东西可以带来或决定。以后可以通过报告通知其他人。
该学科使缩短会议并使每种干预措施更加相关成为可能。
定义驾驶规则
为了避免漂移，建立简单的规则很有用：按时开始，尊重分配的时间，避免不必要的中断并在镜头上进行集中交流。
一些团队建立了保持步伐的原始实践：计时器干预措施，使用 “说话的对象” 管理口语或从快速表开始以确定要点。这些规则使创建一个尊重和富有成效的框架成为可能，每个人都知道如何在不浪费时间的情况下做出贡献。
促进决策 – 制定
有效的会议不仅限于交换信息；它必须产生结果。领导者确保议程上的每个观点都会导致决定，行动或澄清。
这可能是分配职责，设定截止日期或验证战略选择的问题。关于要采取的行动的精度可以防止团圆被转变为简单的讨论而无需以下。
一些公司使用一个真实的时间监控表，在其中指出，分配和访问所有人的决策和动作。这使得能够大写会议并确保有效遵循。
限制
持续时间是效率的决定因素。太长的会议会导致疲劳，分散和引起注意。通常最好举行短期和频繁的会议，而不是长时间的会议。 30至45分钟的会议使您可以保持重点并迅速做出决定。一个多小时的会议必须由复杂或战略主题证明是合理的。
一些领导人甚至练习“常设会议”来加速交流并避免离题。这种格式促进了简洁性，并鼓励参与者正确。
鼓励积极参与
只有在所有参与者参与的情况下，会议才有效。主人必须鼓励贡献，提出问题并确保听到最安静的声音。积极的倾听和尊重意见促进承诺。感到参与的团队更倾向于在会议结束后实施决策和合作。
明智地使用技术
数字工具可以促进准备，监视和协作。共享议程，协作文档和监视表可以使您可以集中信息并节省时间。对于远程会议，建议选择可靠的平台并确保每个人都掌握工具。技术必须提高效率，而不是复杂性。
结束明确的行动计划
每次会议必须以一个精确的摘要结束：谁会为执行何时以及如何进行操作。此步骤对于将交流转变为具体的动作至关重要。
该报告必须是合成的，可以快速传输并访问所有参与者。一个好的做法是包括所做的决定，分配的行动和截止日期，以便每个人都确切地知道会议结束后要做什么。
评估和改进
即使在成功的会议之后，退后一步也很有用。分析主题的相关性，交流质量和对时间的尊重，使得从下一次会议中学习成为可能。
某些团队在每次会议结束时建立微观回报，形式是简单的问题：“什么效果很好？”和“我们能改善什么？”这些连续的调整有助于增强长期效率。
会议文化
除了个人实践之外，会议的有效性是基于共同的文化。团队必须了解，每次会议必须具有明确的目标，认真的准备和严格的跟进。
培训经理和合作者在这些良好的实践中，重视对时间和快速决策的尊重，这有助于基础这种文化。从长远来看，这减少了浪费的时间并提高了整个业务的生产率。
