会议已成为职业生涯中无所不在的要素。无论是针对项目的更新，集思广益会议还是关注会议，领导者都花了很大一部分时间来组织和参加会议。但是，如果管理不善，这些会议可能会很快成为失去的机会，从而导致时间损失，无效性以及在某些情况下是团队内部的挫败感。
企业家和经理经常发现自己处于几乎自动义务的常规中。但是，花时间评估这些集会的实际影响，每周都有可能发布宝贵的时间。只需专注于消除三种类型的会议，这些会议没有有效地有助于项目的进步或公司的整体绩效。
没有明确目标的会议
未由特定目标定义的会议是最频繁，时间最多的会议。他们通常没有结构化计划，让参与者在模糊而没有方向上讨论。结果：大量不确定的信息，源自该主题的参与者以及浪费的时间而没有任何具体决定。
衡量开会需求的一种好方法是怀疑是否可以做出决策或实现具体的行动。如果答案是否定的，最好重新考虑这次会议。许多领导者选择替代解决方案，例如电子邮件更新，项目仪表板或小组交流，这些解决方案可以保留生产力，而无需组织正式会议。
确保每次会议都有特定议程也很重要。所谓的每个点必须结束，无论是解决问题的方法还是决定下一步。没有目标的会议不会产生决策或进步。这等同于浪费时间。
如何摆脱它？
为了避免这些漫无目的的会议，在计划之前，系统地询问每次会议的目标是什么。如果目标是模糊的或没有预期的决定，请考虑其他更有效的格式。您还可以根据每个会议必须具有有形且可衡量的目的的规则，以便其组织是合理的。
无休止的监视会议
监视会议在许多公司中很常见，但是当交换的信息重复或没有真正参与决策过程时，它们可能会适得其反。随后的会议应该检查项目的进度或讨论遇到的障碍。但是，当这些会议繁殖并继续前进时，它们就会成为手续，而不是建设性的时刻。
这些无休止的会议的主要原因通常是希望在一次聚会中涵盖太多主题的趋势。团队最终不断重申以前会议中已经讨论过的信息。它变成了一个恶性循环，它侵占了真实的工作时刻，并且不允许您前进。
与关注会议有关的另一个问题是信息的过载。一些项目经理或经理喜欢以最小的细节详细说明所有内容，认为有必要确保完整的遵循。但是，对于参与者而言，这很快就会变得震惊和沮丧，他们发现自己听了他们所拥有的信息，尤其是当他们已经完全了解事物的状态时。
如何摆脱它？
对于以下会议，通过书面报告，项目管理工具或通过电子邮件更新来赞成异步通信。将会议限制在需要一个重要决定或直接协作的情况下。此外，请确保为以下会议定义严格的格式：每个参与者必须仅解决需要决定或直接影响项目进步的要点。
小组会议太多
与许多参与者的会议通常被认为是确保每个人都被告知和参与的必要性。但是，在场的人越多，保持集中度，提高讨论并做出有效的决定就越困难。在许多情况下，与大量参与者的会议会导致思想的弥漫，利益冲突和缺乏对责任的明确性。当包括在所涉及的主题中没有直接作用的人包括大型会议时，他们也会无效。他们的存在常常对讨论没有任何补充，但它消耗了时间和精力。此外，这些会议通常会成为制定决策的肥沃土地，因为在许多参与者中很难在不同意见中找到共识。
如何摆脱它？
为了避免这些忙碌的会议，清楚地确定谁必须在场。将邀请限制在直接受主题影响的人们。目的是确保每个参与者提供附加的价值。如果团队的成员对会议没有实质性的贡献，那么最好将其排除在外。此外，如果必须解决几个主题，请将其分为小型主题会议，而不是大型通用会议。这使您可以专注于特定要点，而不是浪费时间进行不必要的讨论。
减少会议，这是一个获胜策略
通过每周删除三次不必要的会议，您不仅可以为自己和您的团队提供宝贵的时间，而且还可以帮助提高公司的总体效率。节省时间不仅限于非生产性会议的灭绝，还可以将团队的能量重定向到具有高附加值的任务。
此外，通过促进更自主的工作格式，您可以鼓励一个决策更敏捷和更有针对性的环境。如此授权的团队将更好地管理自己的时间和优先事项，这自然会减少反复会议的需求。
